Migliori Software di archiviazione email
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Che cos'è il software di archiviazione delle email?
Il software di archiviazione delle email comprime, memorizza e indicizza le email per un futuro riferimento o audit legale. Durante il trasferimento delle email, la soluzione di archiviazione copia ogni email e le memorizza in un server on-premise, in un server cloud o in entrambi (ibrido). Gli utenti delle email possono eliminare le loro vecchie email per risparmiare spazio poiché possono recuperare le vecchie email in qualsiasi momento nell'archivio email. L'archiviazione delle email è un processo continuo, quindi gli utenti non devono preoccuparsi della perdita di dati in nessun momento.
Dal punto di vista di un'organizzazione, possono mantenere registri completi di qualsiasi transazione email senza consumare spazio di archiviazione significativo. Anche se le email sono compresse, le aziende e le entità legali possono comunque cercare, indicizzare e controllare le conversazioni email dei dipendenti, le storie di interazione delle email di vendita e le storie conversazionali. Le email archiviate sono solitamente di sola lettura e il loro accesso è monitorato e registrato dagli amministratori. Questo previene l'accesso non autorizzato e protegge l'integrità della cronologia delle email. L'archiviazione delle email non è solo vantaggiosa per gli utenti individuali, ma anche per le aziende che devono essere conformi alle normative. Le aziende di servizi finanziari, le organizzazioni sanitarie, gli studi legali e altre organizzazioni regolamentate sono legalmente tenute a conservare copie delle loro email. Indipendentemente dai settori con cui l'utente lavora, l'archiviazione delle email è importante e vantaggiosa per tutti.
Quali tipi di software di archiviazione delle email esistono?
Archiviazione email on-premise
Il software di archiviazione email on-premise memorizza tutte le email in server fisici nei locali dell'organizzazione. Iniziato negli anni 2000, questo tipo di soluzione è stato molto affidabile e può essere completamente personalizzato per diverse esigenze. Tuttavia, richiede un elevato investimento iniziale per costruire i server e il team IT per gestirlo.
Archiviazione email nel cloud
Il software di archiviazione email nel cloud memorizza tutte le email in un server fisico remoto gestito da un fornitore terzo. Viene addebitato in base a un abbonamento, quindi non richiede investimenti iniziali e manutenzione. I fornitori affidabili offrono servizi di archiviazione affidabili, economici e di facile gestione che sono conformi ai requisiti legali. Tuttavia, la migrazione al cloud è ancora un grande ostacolo.
Archiviazione email ibrida
La soluzione ibrida consente l'archiviazione delle email on-premise e nel cloud. È una soluzione per le aziende che sono nel processo di migrazione o non vogliono impegnarsi in una soluzione completamente cloud.
Quali sono le caratteristiche del software di archiviazione delle email?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali all'interno del software di archiviazione delle email che possono aiutare gli utenti a gestire la loro politica di conservazione delle email e di e-discovery:
Email journaling: Ogni transazione email, calendario ed evento deve essere copiata e memorizzata nel server di archiviazione in tempo reale. Le email archiviate non devono mai essere sostituite o modificate per la loro integrità. Questo è necessario per mantenere la conformità a qualsiasi requisito legale perché le informazioni memorizzate devono essere al 100% fedeli alla loro fonte originale.
Compressione delle email: Tutte le email copiate sono compresse per risparmiare spazio sugli archivi. Questo risparmia spazio sul server e denaro.
Recupero delle email: I proprietari degli account email e gli amministratori dovrebbero essere in grado di recuperare tutte le loro email entro il periodo di conservazione. Questo significa anche che il server di archiviazione delle email dovrebbe avere un'alta disponibilità in modo che il processo di recupero non sia costantemente interrotto.
Dashboard amministrativo: Gli amministratori dovrebbero essere in grado di controllare l'accesso degli utenti agli archivi email e le politiche personalizzate tramite un dashboard. Il dashboard deve generare tabelle di dati accurate e visualizzazioni in modo che i decisori possano essere informati sullo spazio utilizzato e sul controllo degli accessi. Gli strumenti di reporting avanzati nelle soluzioni di archiviazione delle email possono anche identificare scambi email inappropriati o sensibili. Questo avvisa gli amministratori sui modelli di utilizzo e sui comportamenti degli utenti che violano la politica aziendale.
Electronic discovery (eDiscovery): L'eDiscovery è un requisito legale per cercare e recuperare dati elettronici per contenziosi o conformità legale. Le aziende dovrebbero essere in grado di impostare tag e attributi per cercare email in base alle informazioni del mittente/destinatario, date, parole chiave, e così via. Anche la gestione di query di ricerca multiple è raccomandata per velocizzare la ricerca. Gli utenti possono salvare o modificare le ricerche senza dover passare attraverso ogni singola ricerca.
Quali sono i vantaggi del software di archiviazione delle email?
Risparmio sui costi di archiviazione: A seconda delle dimensioni di un'azienda, la quantità di spazio di archiviazione di cui hanno bisogno per le email può crescere rapidamente. Archiviare le vecchie email può liberare spazio e aumentare le prestazioni del server email.
Conformità alle politiche: L'archiviazione delle email garantisce che un'organizzazione segua automaticamente la corretta politica di conservazione delle email. Una soluzione completa consente agli utenti di recuperare le loro email da un server sicuro con facilità. Questo risparmia denaro dal pagare revisori e avvocati quando trascorrono del tempo a scavare in tutte le email. Quelle email saranno a prova di manomissione perché nessun dipendente può modificarle sul server di archiviazione. È importante controllare con le leggi locali sulla politica di conservazione e sicurezza delle email prima di acquistare il software.
Recupero in caso di disastro: Sebbene l'archiviazione delle email non sia un backup delle email, può essere utilizzata come opzione di recupero in caso di disastro. Quando le aziende sperimentano la perdita di dati dei sistemi email come malfunzionamenti hardware o attacchi informatici, possono recuperare rapidamente le loro email. Se solo una parte delle email è andata persa, possono recuperare quella parte specifica invece di ripristinare l'intero sistema.
Sicurezza delle email: La migliore soluzione di archiviazione delle email protegge i messaggi email tramite un server di posta. L'archiviazione dei dati non deve sempre fare una ricerca veloce, ma deve crittografare le comunicazioni email per prevenire attacchi informatici.
Continuità aziendale: Quando il server di scambio email è inattivo, alcune soluzioni consentono all'utente di inviare e ricevere email dal loro server. Questo funge da servizio email di continuità aziendale in modo che gli utenti non perdano importanti scambi email online.
Chi utilizza il software di archiviazione delle email?
Dipendenti: Chiunque nell'organizzazione dovrebbe essere in grado di utilizzare questo strumento per recuperare le proprie email.
Responsabili delle email: I responsabili delle email dovrebbero essere in grado di impostare permessi e politiche di archiviazione tramite questo software. Possono anche prevenire scambi email inappropriati analizzando modelli di utenti rischiosi e rapporti di contenuti irregolari. Questo potrebbe salvare l'azienda da potenziali intelligence competitiva o spionaggio.
Entità legali: Tribunali, avvocati e revisori devono utilizzare strumenti di e-Discovery per scopi di contenzioso e legali. Risparmia loro tempo per trovare i documenti necessari perché le soluzioni di archiviazione delle email possono filtrare e cercare in base a nomi, indirizzi email, parole chiave, e così via.
Sfide con il software di archiviazione delle email
Le soluzioni di archiviazione delle email possono presentare le proprie sfide.
Recupero lento delle email: Poiché l'email è salvata sui server di archiviazione, può essere lenta da scaricare e caricare da quel server. L'archiviazione è economica perché è compensata da una velocità di trasferimento lenta. Più utenti che recuperano contemporaneamente rallentano anche il server. Gli acquirenti devono assicurarsi che il server della soluzione di archiviazione delle email garantisca una specifica velocità di trasferimento dati secondo il requisito.
Accesso al recupero delle email: L'accesso non autorizzato alle email al server di archiviazione può divulgare importanti segreti commerciali aziendali e informazioni sensibili. I responsabili delle email devono impostare il giusto accesso per ogni account fin dal primo giorno.
Ridondanza con altri software di backup: Le aziende oggi hanno altre soluzioni di recupero in caso di disastro e backup che fanno cose simili al software di archiviazione delle email. Sebbene l'archiviazione delle email abbia la sua funzionalità unica e il suo caso d'uso, il costo per memorizzare più copie di email con software diversi può aumentare significativamente nel tempo. Gli acquirenti devono assicurarsi che il costo futuro dell'archiviazione non superi il budget.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software di archiviazione delle email?
Mentre tutte le aziende che utilizzano email dovrebbero considerare le soluzioni di archiviazione delle email, di seguito sono riportati i due settori che necessitano particolarmente del software:
Settore finanziario: Il settore finanziario è fortemente regolamentato, quindi richiede l'archiviazione delle email per rispettare le leggi locali. Ci sono incentivi per le aziende e i dipendenti a modificare le copie delle email per guadagni finanziari. Le soluzioni di archiviazione delle email lo prevengono garantendo copie di email a prova di manomissione. Inoltre, i documenti finanziari contengono parole e numeri del settore che sono difficili da scoprire. Molte soluzioni di archiviazione delle email forniscono opzioni di ricerca che possono includere parole chiave e termini simili per trovare rapidamente il contenuto giusto. Le ricerche email generiche spesso mancano di questa funzionalità, rendendole soluzioni inferiori che non soddisfano le esigenze del settore.
Settore sanitario: Gli scambi email sensibili tra fornitori di servizi sanitari e pazienti sono regolamentati dai governi e presi di mira da attacchi informatici/riscatti. Avere una soluzione di archiviazione previene la manomissione non autorizzata delle email, garantisce la conformità e fornisce continuità aziendale. Poiché l'assistenza ai pazienti può essere molto sensibile al tempo, inviare e ricevere email in tempo può salvare vite.
Come acquistare il software di archiviazione delle email
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di archiviazione delle email
Gli acquirenti potrebbero essere tentati di creare lunghe liste di requisiti dettagliati o troppo vaghi. Idealmente, un RFI dovrebbe essere abbastanza dettagliato da coprire i requisiti essenziali ma non troppo lungo da scoraggiare dipendenti e fornitori dall'utilizzarlo. Poiché non tutti i requisiti hanno la stessa importanza, gli acquirenti dovrebbero assegnare loro priorità e concentrarsi su quelli più importanti.
Le funzionalità indispensabili sono caratteristiche critiche di cui l'azienda ha bisogno per gestire le sue operazioni quotidiane in base al loro settore. Ad esempio, le aziende finanziarie necessitano di software in grado di elaborare termini di ricerca finanziari e una politica di temperamento sicura delle email.
I requisiti importanti dovrebbero avere un'alta priorità ma non sono necessariamente fattori decisivi se c'è una sostituzione. Ad esempio, analisi avanzate e dashboard per prevedere i modelli degli utenti sono importanti ma non critici quando l'acquirente utilizza già software di monitoraggio dei dipendenti in grado di analizzare il contenuto delle email.
Le funzionalità "nice-to-have" possono variare in base al dipartimento e al team. Ad esempio, le app mobili che possono recuperare email su un telefono invece che su un PC sono utili ma spesso non necessarie.
Confronta i prodotti di software di archiviazione delle email
Crea una lista lunga
Quando si crea una lista lunga, non dovrebbe avere più di 10 prodotti selezionati eliminando tutte le opzioni che non sono adatte all'acquirente. Un inizio facile è controllare quale software email l'azienda sta utilizzando. Il software di archiviazione delle email deve essere compatibile con il software email dell'azienda. Se un'azienda utilizza Gmail, non dovrebbe acquistare un archiver che si concentra su soluzioni on-premise poiché Gmail è un prodotto SaaS. Inoltre, gli utenti devono esaminare i requisiti legali (come la protezione dei dati GDPR) per la loro azienda e settore. Alcune soluzioni software garantiscono la conformità normativa con leggi specifiche, ma ciò non garantisce che lo facciano sempre. Il software di archiviazione delle email è cambiato dal numero di utenti e/o dallo spazio utilizzato per l'archiviazione. Gli utenti possono calcolare un budget ideale basato su questo e filtrare le aziende che non lo soddisfano.
Crea una lista corta
I prodotti nella lista lunga possono essere molto simili a prima vista, quindi gli acquirenti hanno bisogno di più dettagli sui prodotti e sui fornitori per creare una lista corta. Questo è dove la lista dei requisiti torna utile. I decisori utilizzano questa lista per generare RFI, che chiedono ai fornitori di fornire informazioni dettagliate su come forniscono le funzionalità necessarie all'acquirente. Alcuni fornitori possono rifiutarsi di rispondere agli RFI, il che li squalifica automaticamente dal processo di selezione. Altri vengono eliminati perché hanno fornito risposte insoddisfacenti.
I fornitori forniscono anche testimonianze, riferimenti dei clienti e documentazione tecnica per dimostrare di avere le qualifiche e l'esperienza per fornire il prodotto in tempo e nel budget.
Conduci demo
Le demo dovrebbero essere condotte dal vivo, non con slide o screenshot. I fornitori dovrebbero seguire uno script con scenari creati dall'acquirente. Un esempio di scenario sarebbe mostrare come il sistema può salvare copie di email, cercare email specifiche in base a termini del settore e recuperare l'email in tempo. Gli acquirenti dovrebbero prendere nota della velocità di trasferimento dei dati e dello spazio utilizzato per memorizzare le email, poiché non tutte le opzioni di compressione, trasferimento dati e archiviazione sono create allo stesso modo.
Tutti i fornitori di archiviazione delle email dovrebbero utilizzare lo stesso script demo e gli acquirenti devono valutare ogni criterio e scenario utilizzando un sistema di valutazione come punteggi da uno a cinque (dove uno è il punteggio più basso e cinque il più alto).
Tutti i membri del team di selezione che partecipano alle demo dovrebbero valutare la funzionalità dimostrata. I risultati possono quindi essere combinati e analizzati per identificare i principali punti di forza e debolezza di ciascun prodotto.
Selezione del software di archiviazione delle email
Scegli un team di selezione
I responsabili IT, i revisori, gli avvocati e alcuni utenti finali dovrebbero essere inclusi nel team di selezione. I consulenti esterni e i team IT esternalizzati possono anche fornire una prospettiva neutrale o aiutare con la negoziazione.
Negoziazione
Comprensibilmente, le aziende vogliono ridurre i costi durante le negoziazioni sui prezzi, ma questo non dovrebbe avvenire a scapito degli utenti. Invece, è preferibile concentrarsi sull'ottenere il massimo valore per il denaro. Un esempio è il supporto clienti, che è incluso nel prezzo del software ma è solitamente limitato agli orari lavorativi e ai giorni feriali. Le aziende globali possono richiedere un supporto 24/7 follow-the-sun, il che significa che i problemi possono essere passati tra i team in diversi fusi orari, in modo che gli utenti non debbano aspettare troppo a lungo per una risoluzione.
La negoziazione include anche termini legali e contrattuali, nonché accordi sul livello di servizio (SLA). Un esempio è il tempo di attività del cloud, che garantisce che i prodotti di archiviazione SaaS siano operativi. La maggior parte dei fornitori offre un tempo di attività del 95% e superiore, ma anche poche ore al mese possono essere molto dirompenti per le aziende regolamentate nei settori finanziario e sanitario.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe essere presa da un team, non da una singola persona. È anche essenziale utilizzare un approccio strutturato e i dati raccolti durante le fasi precedenti. I sistemi di supporto alle decisioni possono prioritizzare i requisiti, identificare i punti di forza e debolezza di ciascun prodotto e creare vari scenari di acquisto.
